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外观

如何归档历史数据 ​

数据归档功能支持管理员将系统内累积的低频访问历史业务数据，按照预设规则定期迁移到分布式大对象中。这能够显著优化主数据库存储资源，提升核心系统在大数据量下的检索与运行性能。

概述 ​

💡 数据归档的运行逻辑： 数据归档通过提取小对象中的历史记录，将其写入大对象存储中，并在迁移成功后自动物理删除小对象中的原始数据。这样既能保证历史单据的长期只读与追溯性，又能让主数据库“瘦身”，提升前台列表页的响应速度。

典型业务场景 ​

场景一：历史交易与客户数据归档 ​

  • 业务背景：企业长期运营积累了海量客户交易记录及沟通记录。这些数据在当年是高频流转的，但数年后访问量极低，却因合规或审计要求必须妥善保存。
  • 归档实践：例如某制造企业定期将 3 年前的“车辆销售单”数据自动归档至大对象中，有效降低核心 CRM 系统数据库负载。

场景二：数据定期备份 ​

  • 业务背景：CRM 系统数据对企业的连续性至关重要。企业需要定期对系统中的特定记录集进行离线隔离备份。
  • 归档实践：定期将归档作为数据保护工具，在大对象分布式存储中留存快照，以便在极端情况下进行数据追溯和恢复。

开始之前 ​

IMPORTANT

  • 管理权限：管理员需拥有 管理后台 > 对象管理 > 数据归档 的操作功能权限。系统管理员与 CRM 管理员默认具备此权限，其他角色需通过管理后台授权后方可配置。
  • 归档影响：归档是一项不可逆的高危敏感操作。数据迁移到大对象后，源对象的数据将被永久物理删除。执行前请确认备份或进行小范围测试。

操作指南 ​

第一步：管理归档规则列表 ​

前往 管理后台 > 对象管理 > 数据归档，在此页面可集中查看和维护已创建的归档规则：

数据归档规则列表

  • 编辑：修改未启用的规则信息或筛选条件。
  • 启用/禁用：启用规则后系统将按既定频率自动执行归档；禁用规则可暂停归档计划。
  • 删除：仅能删除处于“禁用”状态的规则。若规则处于“启用”状态，系统会拦截删除动作并提示“规则处于启用状态，不能被删除”。

第二步：新建归档规则并配置基础信息 ​

  1. 在数据归档列表页，点击右上角 新建。

    新建归档规则入口

  2. 在配置页面填写 基础信息：

    基础信息配置

    • 归档名称：自定义规则名称（例如：历史车辆销售单归档），在租户内不可重复。
    • API Name：开发人员调用标识，只允许英文字母开头，支持字母、数字及下划线，不得超过 38 个字符。自定义对象格式必须以 __c 结尾。
    • 描述：说明本归档规则的设计目的。

第三步：设置归档对象与字段映射 ​

配置数据的源头、去向以及字段间的一一映射关系。

设置归档对象及映射

  1. 源对象：选择待归档的普通小对象（支持预置及自定义对象），每个规则仅可选择一个源对象，保存后不可修改。
  2. 目标对象：选择对应承载数据的大对象。仅可选尚未被其他活动归档规则绑定的空闲大对象，保存后不可修改。
  3. 字段设置与映射：
    • 将小对象中需要归档的字段拖动或选择，一一映射到大对象对应的字段上。
    • 必填映射：源对象的 主属性 和 负责人 字段必须显式映射到目标大对象的相应字段。

第四步：设置归档数据范围 ​

限制哪些数据会被移入历史库中，支持以下两种模式：

设置归档范围

  • 全部数据：源对象下的所有历史数据均参与归档迁移。
  • 按条件筛选：仅对满足过滤条件（如 销售单状态 等于 已交付 且 创建时间 早于 3年前）的记录执行归档。

第五步：设置归档频率 ​

设定自动归档任务在后台静默执行的周期和具体时间：

设置归档频率

  • 频率：可选择 一次（立即或指定时间执行一次）、每日、每周、每月。
  • 执行时间：设定具体的时区和精确时间点。为避免影响日常业务，建议将执行时间点设在企业业务低峰期（如凌晨 02:00）。

关键注意事项 ​

CAUTION

  1. 进行中流程保护：处理中的数据（包括审批流、业务流、阶段推进器尚未结束的实例记录）不会被执行数据归档，系统会自动跳过这些记录以确保业务流完整。
  2. 历史流程清除：流程已结束的记录可以被归档，但在数据迁移后，原数据在主库关联的所有审批轨迹和流转历史也将同步物理删除。
  3. 关联限制：
    • 源对象不可选择从对象（子表对象），从对象数据的归档依附于其主对象。
    • 一个普通小对象可以配置多个归档规则（一对多大对象）。
    • 每个大对象仅可被一个普通小对象归档。
  4. 字段映射限制：
    • 文本、网址、定位、统计类小对象字段支持归档到大对象的文本字段。
    • 小对象的人员、数字字段在归档时，大对象中也必须是一一对应的人员、数字类型字段。
    • 字段映射保存后不可修改。
  5. 依赖清除顺序：如果要彻底删除某大对象，必须先在后台删除或解除与其关联的“数据归档规则”。

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